Proses reimbursement yang lambat dan rumit bisa merusak trust karyawan. Simak cara HR membenahi sistem ini agar transparan dan efisien.
Ilustrasi Awal:
Karyawan beli tiket meeting ke luar kota: Rp1.200.000.
Sudah submit bukti 2 minggu lalu, tapi uang belum cair.
“Katanya tunggu approval,” tapi approval-nya entah dari siapa.
Masalah:
Sistem reimbursement yang lambat dan tidak jelas bikin frustrasi.
Alih-alih jadi fasilitas, reimbursement malah dianggap beban.
Beberapa penyebab umum:
- Tidak ada SLA yang jelas
- Approval berlapis dan manual
- Minim transparansi proses
Tanda Sistem Reimbursement Perlu Dibenahi
- Karyawan sering follow up sendiri ke HR/finance
- Tidak ada update status pengajuan
- Sering terjadi kehilangan bukti fisik dan delay cairnya dana
Cara HR & Finance Bikin Reimbursement Lebih Manusiawi
1. Tetapkan SLA yang Konsisten & Dipublikasikan
- Misal: max 5 hari kerja sejak dokumen lengkap
- Gunakan reminder otomatis untuk atasan
2. Gunakan Approval Log & Tracking Digital
- Karyawan bisa cek status real-time
- HR/finance bisa audit bottleneck-nya di mana
3. Batasi Layer Approval yang Tidak Relevan
- Tentukan limit biaya yang butuh multi-approval
- Buat alur sederhana untuk keperluan rutin
Sebelum vs Sesudah Perbaikan Proses Reimbursement
| Sebelum (Ribet & Lambat) | Sesudah (Cepat & Transparan) |
|---|---|
| Karyawan stres tunggu dana cair | Proses lebih predictable & trust tumbuh |
| Approval tidak jelas | Alur dan batasan approval lebih konkret |
| Banyak komplain soal reimburse | Kepuasan terhadap benefit meningkat |
Reimbursement bukan hadiah—itu hak.
Kalau prosesnya bikin capek, trust karyawan akan cepat habis.
