SOP HR Sudah Ada, Tapi Tiap Kasus Diurus Lewat Chat WA?

SOP HR tanpa eksekusi yang konsisten hanya jadi formalitas. Artikel ini membahas kenapa banyak operasional HR masih reaktif meski punya prosedur resmi.

Ilustrasi Awal:

Tim HR sudah punya SOP cuti, SOP handling absensi, bahkan handbook untuk atasan.
Tapi saat ada karyawan mangkir, urusannya tetap via chat pribadi ke HR:

“Mbak, ini si Andi nggak masuk 3 hari, harus gimana ya?”

Masalah:

Operasional HR sering terjebak dalam mode reaktif, walaupun dokumentasi prosedur sudah tersedia.

Gejala Operasional HR Masih Manual dan Situasional:

1. Atasan Lebih Sering Tanya HR Daripada Buka SOP
   – Karena SOP-nya tidak praktis atau susah dicari
2. HR Jadi ‘Customer Service’ untuk Semua Permasalahan Kecil
   – Padahal sebagian besar bisa ditangani oleh user
3. Proses Tidak Pernah Terekam Secara Terpusat
   – Keputusan penting dilakukan via WA atau obrolan informal
4. Tidak Ada Konsistensi antar Tim atau Cabang
   – HR A lakukan A, HR B lakukan B meski kasusnya sama

Akar Masalahnya Bisa Jadi:

• SOP tidak disosialisasikan dengan baik
• Tidak ada tools untuk implementasi otomatis (misalnya HRIS)
• Budaya perusahaan masih serba “langsung ke orangnya”
• Leadership tidak disiplin menegakkan prosedur

Solusi: Membawa SOP ke Kehidupan Nyata Operasional

1. Buat Versi SOP yang Ringkas dan Visual
– Format 1-pager, flowchart, atau template praktis

2. Integrasikan SOP ke Platform Komunikasi yang Dipakai Sehari-hari
– Misal: shortcut ke SOP di Slack/WA Group atau HR dashboard

3. Bangun HR Helpdesk yang Tercatat & Terstruktur
– Bukan berarti birokratis, tapi mempermudah akuntabilitas

4. Edukasi Ulang Tim Non-HR Mengenai Prosedur Dasar
– Misal: pelatihan onboarding untuk line manager soal prosedur HR

Tabel: SOP Mati vs SOP Aktif

Kesimpulan:

SOP bukan cuma dokumen.
Ia harus jadi alat bantu nyata agar HR bisa keluar dari zona tukang beresin dadakan.