Pelajari konsekuensi hukum Pasal 13 PP 35/2021 tentang kewajiban pencatatan PKWT. Panduan lengkap bagi HR agar kontrak kerja tetap sah dan tidak berubah menjadi PKWTT.
Landasan Hukum Singkat
- Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021, Pasal 13:
- PKWT wajib dibuat secara tertulis dan menggunakan Bahasa Indonesia serta huruf Latin.
- PKWT wajib dicatatkan ke instansi ketenagakerjaan paling lambat 3 hari sejak penandatanganan.
- Konsekuensi (Pasal 8–9):
Jika syarat formil tidak dipenuhi, PKWT berubah menjadi PKWTT secara hukum.
Artinya, perusahaan bisa dianggap telah mempekerjakan pekerja tetap — meskipun niat awalnya hanya kontrak sementara.
Latar Belakang Regulasi
Sebelum PP 35/2021, banyak perusahaan membuat perjanjian kerja kontrak secara lisan atau melalui surat pernyataan sederhana.
Akibatnya, pekerja sering kehilangan bukti status hubungan kerja.
Regulasi baru ini hadir untuk:
- Meningkatkan transparansi hubungan kerja.
- Memberikan kepastian hukum bagi kedua pihak.
- Mencegah praktik penyalahgunaan PKWT untuk pekerjaan yang seharusnya bersifat tetap.
Dilema di Lapangan
- Administrasi HR Masih Lemah
- Banyak HR di perusahaan kecil tidak memiliki sistem dokumentasi kontrak.
- Akibatnya, PKWT tidak dicatatkan tepat waktu dan rentan batal demi hukum.
- Sistem Online Kemenaker yang Tidak Ramah Pengguna
- Proses pencatatan melalui portal ketenagakerjaan sering lambat atau error.
- HR akhirnya menunda pencatatan, padahal batas waktunya hanya 3 hari.
- Kontrak Template Copy-Paste
- Banyak perusahaan memakai template lama tanpa mencantumkan klausul sesuai PP 35/2021.
- Ini membuka celah bagi pekerja untuk menggugat statusnya menjadi PKWTT.
Contoh Kasus
Sebuah perusahaan manufaktur di Bekasi mempekerjakan 20 operator mesin dengan sistem PKWT selama 6 bulan.
Namun:
- Kontrak dibuat secara digital via email, tanpa tanda tangan elektronik resmi.
- Tidak dicatatkan ke Disnaker.
Di bulan ke-5, perusahaan memutuskan tidak memperpanjang kontrak.
Pekerja menggugat ke PHI dan menang, dengan alasan:
- Tidak ada bukti kontrak sah secara hukum.
- Tidak ada pencatatan ke instansi ketenagakerjaan.
Putusan: hubungan kerja dianggap PKWTT, sehingga pekerja berhak atas pesangon dan hak lain seperti karyawan tetap.
Implikasi untuk HR
- Risiko Finansial Besar
- Jika PKWT dianggap PKWTT, perusahaan wajib membayar pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak.
- Kehilangan Fleksibilitas Tenaga Kerja
- Perusahaan tidak bisa lagi memutus hubungan kerja secara otomatis di akhir kontrak.
- Citra Buruk di Mata Regulator
- Pencatatan PKWT juga menjadi bagian dari audit kepatuhan tenaga kerja oleh Dinas Tenaga Kerja.
Navigasi & Solusi
- Gunakan Sistem e-Contract HRIS
- Pastikan semua PKWT memiliki tanda tangan elektronik yang sah (e.g., TTE tersertifikasi).
- Simpan arsip digital dengan metadata tanggal dan versi.
- Buat Prosedur Pencatatan Otomatis
- Tunjuk petugas HR yang bertanggung jawab atas pencatatan kontrak ke Disnaker maksimal 3 hari sejak penandatanganan.
- Audit Dokumen Secara Berkala
- Lakukan pemeriksaan triwulanan terhadap semua kontrak PKWT yang aktif.
- Hindari Kontrak “Mundur Tanggal”
- Jangan membuat kontrak setelah pekerja mulai bekerja; ini bisa jadi bukti pelanggaran administratif.
Step-by-Step Kepatuhan
| Langkah | Penjelasan |
|---|---|
| Siapkan Template PKWT Sah | Gunakan template sesuai PP 35/2021, lengkap dengan klausul dan tanggal. |
| Tanda Tangan Elektronik | Gunakan TTE sah atau tanda tangan basah di atas materai elektronik. |
| Catatkan ke Disnaker | Upload kontrak ke portal resmi paling lambat 3 hari setelah ditandatangani. |
| Arsipkan Dokumen Digital | Simpan salinan kontrak di server HRIS atau cloud storage terproteksi. |
| Review & Audit | Lakukan audit internal kontrak aktif setiap 3 bulan. |
Tolok Ukur Keberhasilan
- Semua PKWT baru dicatatkan maksimal 3 hari setelah tanda tangan.
- Tidak ada temuan pelanggaran administratif dari Disnaker.
- Tidak ada kasus PKWT berubah menjadi PKWTT akibat kelalaian administrasi.
- HR memiliki sistem dokumentasi kontrak yang terstandardisasi dan mudah diaudit.
Checklist Kepatuhan HR
| Item Pemeriksaan | Status | Catatan |
|---|---|---|
| Semua kontrak PKWT tertulis resmi | ||
| Tanda tangan sah (manual/digital) | ||
| Bukti pencatatan Disnaker tersimpan | ||
| Prosedur pencatatan < 3 hari diterapkan | ||
| Audit kontrak PKWT dilakukan rutin |
Penutup
Ketaatan administratif sering dianggap sepele, padahal dampaknya bisa fatal.
PKWT yang tidak dicatatkan bisa otomatis berubah menjadi PKWTT permanen, lengkap dengan kewajiban pesangon dan hak-hak lainnya.
Bagi HR, disiplin administrasi bukan sekadar formalitas, tapi benteng hukum utama yang melindungi perusahaan dari tuntutan tenaga kerja.
Kuncinya: tertulis, sah, dan tercatat.
