Sebelum implementasi HRIS, ada fondasi penting yang harus dibereskan oleh HR. Artikel ini membahas checklist pre-HRIS untuk menghindari kegagalan sistem.
Ilustrasi Awal:
Vendor sudah siap install HRIS.
Tapi HR belum punya struktur data karyawan yang rapi.
Jabatan ganda, job title beda-beda, dan aturan cuti belum jelas.
Sistem tidak akan jalan jika pondasinya berantakan.
Masalah:
Banyak HR ingin langsung go digital, tapi lupa merapikan pondasi data dan proses.
Dampaknya:
- Input awal ke HRIS berantakan
- Output laporan tidak akurat
- Sistem digital hanya jadi beban tambahan
Checklist Pre-HRIS untuk HR
- Data Karyawan Rapi dan Seragam
- Nama jabatan dan unit kerja konsisten
- Format data sama (tanggal, ID, dll)
- Prosedur Manual Sudah Tertulis
- SOP rekrutmen, cuti, payroll sudah terdokumentasi
- Ada referensi jelas untuk sistem
- Struktur Organisasi Sudah Jelas
- Siapa melapor ke siapa
- Hubungan kerja antar tim
Langkah HR Merapikan Sebelum HRIS
1. Lakukan Data Cleansing
- Rapikan file Excel atau database internal
- Hilangkan duplikasi dan format tidak standar
2. Buat HR Process Map
- Visualisasi alur kerja dari awal sampai akhir
- Tandai titik potensi otomasi
3. Dokumentasikan Aturan dan Kebijakan
- Semua policy yang relevan untuk sistem harus tertulis
- Contoh: cuti, lembur, shift, onboarding
Dampak dari Persiapan Pre-HRIS yang Matang
| Sebelum (Langsung Implementasi) | Sesudah (Pre-HRIS Rapi) |
|---|---|
| Data error di sistem | Input data awal lebih akurat |
| User tidak tahu pakai sistem | Adaptasi sistem jadi lebih cepat |
| Proses manual tetap jalan | Sistem jadi pusat aktivitas HR |
Digitalisasi tidak menghapus kekacauan—ia memperbesar jika tidak dirapikan dulu.
HR harus jadi arsitek, bukan hanya pengguna sistem.
