Approval cuti via WA atau email sering bikin HR repot dan kehilangan jejak dokumen. Artikel ini bahas cara sederhana digitalisasi approval di HR.
Ilustrasi Awal:
Seorang karyawan kirim izin cuti via WA ke atasannya. Disetujui. Tapi saat payroll, HR tidak mendapat info — karena tidak ada sistem pelacakan.
Masalah:
Proses approval manual (WA, email, verbal) menciptakan:
- Missing data
- Konflik waktu cuti
- Beban kerja HR bertambah karena harus verifikasi ulang
Tabel: Manual vs Sistematis dalam Approval HR
| Proses | Sistem Manual | HRIS Sederhana (Contoh: Talenta, GreatDay) |
|---|---|---|
| Approval cuti/sakit | WA/email, tidak tercatat | Otomatis, bisa ditarik laporan |
| Rekap absensi | Manual & rawan error | Sinkron langsung ke dashboard |
| Jejak audit/arsip dokumen | Tidak ada backup jelas | Tercatat, bisa dicek kapan saja |
Solusi Praktis:
- Gunakan HRIS ringan & murah untuk cuti, lembur, dan absensi.
- Siapkan SOP baru: approval wajib via sistem, tidak lagi verbal.
- Edukasi user (atasan & karyawan) agar transisi berjalan mulus.
Penutup:
Kalau approval masih pakai WA, HR akan terus jadi “pengingat manual” bukan mitra strategis. Mulailah dari digitalisasi kecil yang berdampak besar.
