Banyak HR baru tahu karyawan resign setelah suratnya masuk. Artikel ini membahas celah komunikasi dalam proses offboarding dan solusinya.
Ilustrasi Awal:
Seorang supervisor datang ke HR dan berkata,
“Pak Dito resign, sudah saya ACC. Ini suratnya.”
Padahal HR belum tahu apa-apa.
Tidak ada exit interview, tidak sempat knowledge transfer,
dan posisi kosong saat proyek lagi jalan.
Masalah:
Banyak proses offboarding terjadi tanpa koordinasi atau visibilitas yang jelas dari HR.
HR hanya dianggap bagian administrasi akhir.
Akibatnya:
- Tidak ada dokumentasi pengetahuan yang ditinggalkan
- Risiko legal atau compliance meningkat
- Data turnover jadi tidak akurat
- Reputasi HR di mata manajemen turun
Tanda Proses Offboarding Anda Tidak Terkontrol
- HR baru tahu setelah surat resign ditandatangani atasan
- Tidak ada checklist offboarding yang wajib dilalui
- Exit interview hanya formalitas atau malah tidak dilakukan
Langkah Praktis HR untuk Mengontrol Offboarding dari Awal
1. Terapkan Aturan “Notify HR First”
- Semua rencana resign harus dilaporkan ke HR sebelum disetujui atasan
- HR jadi pihak yang memandu proses, bukan sekadar terima dokumen
2. Buat Checklist Offboarding yang Wajib Dilalui Semua Pihak
- Mulai dari pengembalian aset, knowledge transfer, dokumen legal, hingga akses IT
- Libatkan HR, atasan langsung, dan tim terkait
3. Gunakan Exit Interview sebagai Alat Diagnostik
- Jangan asal tanya “kenapa resign?”
- Analisis pola, penyebab utama, dan masukkan hasilnya ke data retensi
Checklist Mini: Apakah Offboarding Anda Sudah Tertutup Rapat?
✓ Ada SOP dan template surat resign yang terstandar?
✓ Exit interview dilakukan oleh HR, bukan hanya atasan?
✓ Knowledge transfer dilakukan dengan batas waktu jelas?
✓ HR dilibatkan sebelum resign disetujui secara resmi?
✓ Ada dashboard atau log data offboarding yang aktif?
Sebelum vs Sesudah HR Pegang Kendali Offboarding
| Sebelum (Offboarding Sepihak) | Sesudah (Offboarding Terkontrol) |
|---|---|
| HR baru tahu saat surat resign masuk | HR jadi titik awal dan pengendali proses |
| Banyak hal tertinggal atau lupa diserahkan | Ada checklist dan tanggung jawab jelas |
| Data turnover tidak akurat | Retensi bisa dianalisis berbasis data |
Proses resign bukan cuma soal kepergian—tapi soal transisi yang harus dijaga rapi.
HR yang sigap bisa jadikan offboarding sebagai alat pembelajaran dan perbaikan ke depan.
