Menambah orang belum tentu menyelesaikan masalah jika desain organisasi dan alokasi kerja tidak efisien. Artikel ini membahas hubungan erat antara workforce planning dan struktur kerja.
Ilustrasi Awal:
Divisi layanan pelanggan menambah 10 orang staf dalam 6 bulan terakhir.
Namun, keluhan workload dan overtime justru meningkat.
Tim merasa tugasnya tumpang tindih, alur eskalasi tidak jelas, dan banyak keputusan lambat.
HR dituduh salah hitung kebutuhan SDM.
Padahal, masalahnya bukan di jumlah orang—tapi di desain peran dan relasi kerja.
Masalah:
Workforce planning yang hanya fokus pada jumlah (headcount) tanpa mengoptimalkan desain kerja akan gagal menyelesaikan beban kerja.
Efeknya:
- Duplikasi kerja dan kebingungan tanggung jawab
- Biaya SDM membengkak tanpa peningkatan produktivitas
- Karyawan merasa tidak efisien dan frustrasi
Tanda Anda Tambah Orang Tanpa Tambah Efisiensi
- Ada lebih banyak staf, tapi proses justru melambat
- Tugas antar peran tidak jelas atau tumpang tindih
- Pengambilan keputusan terlalu berlapis dan lambat
Langkah HR Menyatukan Workforce Planning dan Desain Organisasi
1. Audit Ulang Span of Control dan Desain Eskalasi
- Apakah supervisor mengelola terlalu banyak staf?
- Apakah terlalu banyak level pengambilan keputusan?
2. Gunakan Role Clarity Matrix
- Pastikan peran, output, dan kolaborasi antar fungsi jelas dan terdokumentasi
3. Validasi Beban Kerja Berdasarkan Aktivitas Harian, Bukan Judul Jabatan
- Hindari asumsinya: “Tambah orang = beban kerja selesai”
4. Kaitkan Workforce Planning ke Value Stream dan Delivery Model
- Tambah orang hanya jika proses sudah optimal—bukan untuk nutup kekacauan proses
Tabel: Tambah Headcount vs Optimalkan Desain Struktur
| Tambah Orang Tanpa Review Struktur | Tambah Orang Berdasarkan Peran Strategis |
|---|---|
| Tugas tumpang tindih | Tugas spesifik dan efisien |
| Biaya naik, produktivitas stagnan | Produktivitas naik tanpa pemborosan |
| Frustrasi karena tidak efektif | Tim merasa alur kerja lebih jelas |
Checklist: Apakah Tambah Orang Sudah Disertai Desain Peran?
- Apakah setiap tambahan orang punya output unik dan terukur?
- Apakah span of control manajer sudah optimal?
- Apakah ada role clarity sebelum rekrutmen dimulai?
Headcount bukan solusi default. Kadang, solusi terbaik adalah desain ulang. Dan di sinilah peran strategis HR jadi penentu.
