Pemeriksaan dari Dinas Ketenagakerjaan (Disnaker) sering menjadi momen menegangkan bagi HR dan manajemen. Ketahui dasar hukum, proses audit, area yang paling sering diperiksa, serta langkah preventif agar perusahaan siap dan aman secara hukum.
Landasan Hukum Singkat
Audit ketenagakerjaan diatur secara resmi melalui beberapa regulasi berikut:
- UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, Pasal 176–181 – mengatur kewenangan pengawas ketenagakerjaan dan sanksi bagi pelanggaran.
- UU No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perpu Cipta Kerja menjadi UU, yang memperkuat fungsi pengawasan dan penegakan kepatuhan.
- Permenaker No. 33 Tahun 2016 tentang Tata Cara Pengawasan Ketenagakerjaan, yang menjelaskan mekanisme audit, mulai dari pemberitahuan, pemeriksaan dokumen, hingga tindak lanjut.
- PP No. 35 dan 36 Tahun 2021 – dasar audit atas kepatuhan PKWT, pengupahan, jam kerja, PHK, THR, dan kompensasi.
Dengan dasar hukum ini, setiap perusahaan secara legal dapat diperiksa sewaktu-waktu oleh pengawas ketenagakerjaan baik di tingkat kota, provinsi, maupun pusat.
Tujuan dan Ruang Lingkup Audit Disnaker
Audit atau pemeriksaan Disnaker bukan semata mencari kesalahan. Tujuan utamanya adalah memastikan penerapan norma ketenagakerjaan secara adil dan patuh.
Namun, di lapangan, pemeriksaan sering menjadi tekanan karena HR tidak siap secara administrasi dan komunikasi.
Ruang lingkup audit meliputi:
- Administrasi ketenagakerjaan: struktur organisasi, daftar pekerja, kontrak kerja, jam kerja, dan upah.
- Kepesertaan BPJS: kepatuhan terhadap BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan.
- Kompensasi dan kesejahteraan: THR, lembur, tunjangan, dan kompensasi PHK.
- Hubungan industrial: peraturan perusahaan (PP), perjanjian kerja bersama (PKB), dan mekanisme penyelesaian perselisihan.
- K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja): terutama bagi industri manufaktur, konstruksi, dan logistik.
Dilema dan Pain Points di Lapangan
Meski audit dimaksudkan untuk meningkatkan kepatuhan, banyak HR menghadapi dilema dan tekanan besar ketika pemeriksaan berlangsung.
- Dokumentasi Tidak Lengkap
Banyak perusahaan tidak menyimpan dokumen lama (seperti kontrak PKWT, bukti pembayaran lembur, atau laporan BPJS). Saat diminta auditor, HR panik dan sibuk mencari dokumen di detik terakhir. - Ketidaktahuan atas Regulasi Terbaru
Beberapa HR masih mengacu pada aturan lama, seperti struktur upah yang belum disesuaikan dengan PP 36/2021, atau peraturan perusahaan yang belum disahkan ulang pasca UU Cipta Kerja. - Audit Dianggap Sebagai Ancaman
Ketika tim Disnaker datang, suasana kantor menjadi tegang. Padahal, audit seharusnya bisa menjadi sarana pembinaan jika dihadapi dengan terbuka dan profesional. - Tekanan Internal dari Manajemen
Manajemen sering ingin “menyembunyikan” hal tertentu, sementara HR berada di tengah: antara kejujuran hukum dan tekanan bisnis.
Tahapan Audit Disnaker
Berikut alur umum audit berdasarkan Permenaker No. 33 Tahun 2016:
- Surat Pemberitahuan Pemeriksaan
Biasanya dikirim 3–7 hari sebelum audit. Berisi jadwal, tujuan, dan daftar dokumen awal yang diminta. - Pemeriksaan Dokumen Awal
HR wajib menyiapkan dokumen seperti daftar pekerja, slip gaji, struktur upah, bukti pembayaran BPJS, dan PP/PKB. - Wawancara dan Klarifikasi Lapangan
Pengawas bisa mewawancarai HR, Finance, atau pekerja untuk memastikan konsistensi data. - Nota Pemeriksaan dan Rekomendasi
Hasil audit dituangkan dalam Nota Pemeriksaan I. Jika ditemukan pelanggaran, perusahaan diberi waktu 30 hari untuk memperbaiki. - Tindak Lanjut dan Sanksi
Bila tidak ada tindak lanjut, Disnaker dapat menerbitkan Nota Pemeriksaan II, dan bila masih tidak dipatuhi — bisa dilanjutkan ke penegakan hukum administratif berupa teguran, denda, atau penghentian kegiatan tertentu.
Jenis Dokumen yang Diperiksa
| Area Audit | Dokumen Wajib |
|---|---|
| Hubungan Kerja | PKWT, PKWTT, daftar tenaga kerja, perpanjangan kontrak |
| Pengupahan | Slip gaji, struktur & skala upah, bukti transfer |
| BPJS | Bukti pendaftaran dan pembayaran iuran Ketenagakerjaan & Kesehatan |
| PHK & Kompensasi | Surat PHK, bukti pembayaran pesangon/kompensasi, perhitungan |
| K3 | Laporan K3, pelatihan, sertifikasi alat & petugas |
| Peraturan Perusahaan | PP/PKB yang telah disahkan Disnaker |
Kasus Nyata: Audit BPJS yang Berujung Sanksi
Sebuah perusahaan IT di Jakarta diaudit oleh Disnaker karena laporan BPJS tidak konsisten. Hasilnya, ditemukan bahwa 8 karyawan kontrak belum terdaftar dalam BPJS Ketenagakerjaan.
- Disnaker memberikan Nota Pemeriksaan I dengan batas waktu 30 hari.
- Karena perusahaan tidak segera menindaklanjuti, dikeluarkan Nota II.
- Kasus ini berujung pada denda administratif dan pengawasan lanjutan setiap 6 bulan.
Masalah yang seharusnya kecil menjadi panjang hanya karena HR tidak menindaklanjuti dengan cepat dan tidak punya dokumentasi pembuktian yang rapi.
Navigasi & Solusi HR
- Bangun Sistem Kepatuhan Terintegrasi
Gunakan sistem digital untuk menyimpan kontrak, slip gaji, BPJS, dan laporan HR agar mudah diakses saat audit. - Lakukan Pre-Audit Internal
Bentuk tim kecil (HR, Legal, Finance) untuk mengecek dokumen dan regulasi secara berkala, minimal setiap 6 bulan. - Sosialisasikan Kepatuhan ke Manajemen
HR harus menjelaskan bahwa audit bukan semata urusan HR, tapi tanggung jawab bersama. - Bangun Relasi Positif dengan Disnaker
Sering kali, komunikasi yang terbuka dan sikap kooperatif membuat proses audit berjalan lebih ringan dan solutif. - Tindak Lanjut Cepat dan Transparan
Jika ada temuan, tangani dengan cepat dan dokumentasikan langkah perbaikan sebagai bukti niat baik perusahaan.
Preventive Steps (Step-by-Step)
| Langkah | Penjelasan |
|---|---|
| 1. Pre-Audit Internal | Lakukan pemeriksaan simulasi setahun sekali untuk identifikasi potensi pelanggaran. |
| 2. Cek Dokumen Hukum | Pastikan semua PP, PKWT, dan struktur upah sudah disahkan dan sesuai regulasi. |
| 3. Simulasi Pemeriksaan | Latih HR menjawab pertanyaan umum auditor (misal: data kontrak, THR, lembur). |
| 4. Tindak Lanjut | Catat dan dokumentasikan seluruh langkah perbaikan atas hasil audit. |
| 5. Review Tahunan | Gunakan hasil audit sebagai bahan perbaikan sistem HR di tahun berikutnya. |
Tolok Ukur Keberhasilan
- Tidak ada Nota Pemeriksaan II atau sanksi administratif.
- Seluruh pekerja telah terdaftar BPJS sesuai ketentuan.
- Dokumen HR siap dalam 1×24 jam saat audit.
- Audit berikutnya berjalan tanpa teguran.
Penutup
Audit Disnaker bukan momok yang harus ditakuti, melainkan mekanisme kontrol agar organisasi tetap sehat secara hukum dan tata kelola SDM.
HR yang mampu menghadapi audit dengan siap dan terbuka menunjukkan tingkat profesionalisme tinggi dan kredibilitas organisasi yang kuat.
Dengan membangun budaya transparansi, kepatuhan, dan dokumentasi rapi, perusahaan tidak hanya terhindar dari sanksi, tapi juga memperkuat reputasi sebagai entitas bisnis yang bertanggung jawab dan patuh hukum.
