Landasan Hukum Utama
Audit ketenagakerjaan memiliki dasar kuat dari beberapa peraturan perundangan yang menegaskan kewajiban perusahaan untuk mematuhi norma ketenagakerjaan.
- UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, terutama Pasal 176–181 tentang pengawasan dan sanksi administratif.
- UU No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perpu Cipta Kerja menjadi Undang-Undang, yang memperkuat kewenangan Disnaker dalam melakukan pengawasan dan menindak pelanggaran.
- PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, dasar hukum untuk pembayaran upah, THR, dan kompensasi.
- PP No. 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT), Alih Daya, Waktu Kerja dan Istirahat, serta Pemutusan Hubungan Kerja, sebagai acuan utama dalam penanganan PHK dan hak-hak pekerja.
- Permenaker No. 6 Tahun 2016 tentang Tunjangan Hari Raya Keagamaan bagi Pekerja/Buruh di Perusahaan.
- UU No. 24 Tahun 2011 tentang BPJS dan PP No. 86 Tahun 2013 tentang Tata Cara Pengenaan Sanksi Administratif dalam Penyelenggaraan Program Jaminan Sosial.
Latar Belakang
Setiap tahun, ribuan perusahaan di Indonesia menjalani audit kepatuhan ketenagakerjaan oleh Disnaker.
Dan meskipun tujuan audit ini adalah pembinaan, realitanya banyak perusahaan tersandung sanksi karena pelanggaran administratif dan substantif terhadap tiga area utama: THR, BPJS, dan PHK.
Tiga area ini paling sering menjadi temuan karena bersinggungan langsung dengan hak dasar pekerja — dan sering kali terjadi kesalahan bukan karena niat buruk, tapi karena kurangnya sistem, pengetahuan, atau dokumentasi yang tidak konsisten.
Pelanggaran 1: THR Tidak Tepat Waktu atau Tidak Sesuai Ketentuan
THR adalah hak wajib bagi pekerja yang telah bekerja minimal 1 bulan, dan harus dibayarkan paling lambat 7 hari sebelum hari raya keagamaan.
Namun, banyak perusahaan melanggar ketentuan ini dengan berbagai bentuk:
- Pembayaran Ditunda atau Dicicil
Banyak perusahaan berdalih kondisi keuangan sulit, terutama pasca pandemi, lalu menunda pembayaran THR.
Padahal, Permenaker No. 6/2016 tidak memberikan opsi pembayaran bertahap tanpa kesepakatan resmi dengan pekerja dan Disnaker. - Nominal Tidak Sesuai
Perusahaan kadang salah menghitung masa kerja, terutama bagi pekerja kontrak (PKWT). Akibatnya, nominal THR dibayarkan di bawah ketentuan. - Tidak Ada Bukti Pembayaran
Salah satu temuan umum dalam audit Disnaker: HR tidak dapat menunjukkan bukti pembayaran THR secara lengkap (transfer bank, tanda terima, atau slip THR).
Dampak:
Disnaker dapat memberikan Nota Pemeriksaan dan memerintahkan pembayaran segera. Jika diabaikan, perusahaan dapat dikenai denda 5% dari total THR yang harus dibayarkan, sesuai Pasal 10 Permenaker No. 6/2016.
Solusi HR:
- Buat daftar penerima THR sejak awal tahun.
- Hitung estimasi total kebutuhan dana THR dan komunikasikan ke Finance sejak Q1.
- Simpan bukti pembayaran dalam format digital dan arsip fisik.
Pelanggaran 2: Kepesertaan BPJS Tidak Lengkap
Ini adalah pelanggaran paling umum dan paling serius karena terkait jaminan sosial pekerja.
Audit Disnaker sering menemukan bahwa:
- Karyawan Kontrak Tidak Didaftarkan BPJS
Banyak perusahaan masih menganggap pekerja PKWT tidak wajib ikut BPJS, padahal sejak 2015 hal ini sudah diwajibkan. - Upah yang Didaftarkan Lebih Rendah dari Realitas
Beberapa perusahaan melaporkan gaji lebih rendah agar iuran BPJS kecil — hal ini tergolong pemalsuan data dan bisa dikenai sanksi administratif berat. - Penunggakan Iuran BPJS
Baik karena cash flow terganggu atau kelalaian administratif, perusahaan menunggak iuran lebih dari 1 bulan. - Tidak Ada Bukti Setor Iuran Terakhir
Saat audit, HR sering tidak bisa menunjukkan bukti bayar terakhir karena disimpan di bagian Finance tanpa sistem sentral.
Sanksi Berdasarkan PP No. 86 Tahun 2013:
- Teguran tertulis.
- Denda 0,1% per hari keterlambatan.
- Pembatasan pelayanan publik (misalnya izin usaha, tender, atau perizinan lainnya).
Langkah Pencegahan:
- Cek data kepesertaan karyawan secara berkala melalui dashboard BPJS.
- Lakukan audit internal setiap 3 bulan antara HR dan Finance.
- Gunakan sistem payroll terintegrasi agar tidak ada selisih antara upah, iuran, dan pelaporan.
Pelanggaran 3: PHK Tanpa Prosedur dan Kompensasi Sesuai Aturan
Kasus PHK menjadi perhatian khusus Disnaker karena menyangkut keseimbangan hak pekerja dan kelangsungan bisnis.
Berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021, setiap pemutusan hubungan kerja wajib memenuhi:
- Alasan yang sah,
- Prosedur yang benar,
- Pembayaran hak-hak pekerja sesuai ketentuan.
Namun di lapangan, ditemukan beberapa pola pelanggaran:
- PHK Tanpa Pemberitahuan dan Kesepakatan
Banyak perusahaan langsung mengeluarkan surat PHK tanpa musyawarah dengan pekerja atau serikat pekerja, padahal Pasal 37 PP 35/2021 mewajibkan upaya bipartit terlebih dahulu. - Tidak Ada Pembayaran Kompensasi/ Pesangon
Beberapa perusahaan tidak memberikan kompensasi kepada pekerja kontrak yang masa kontraknya habis, dengan alasan sudah menerima gaji terakhir.
Padahal, Pasal 15 PP 35/2021 mewajibkan kompensasi PKWT meskipun kontrak berakhir alami. - Pengalihan Status untuk Menghindari Pesangon
Perusahaan “mengontrakkan ulang” pekerja lama dengan status vendor agar terhindar dari kewajiban pesangon. Praktik ini sering menjadi temuan berat dalam audit.
Risiko dan Dampak:
- Nota Pemeriksaan II dan rekomendasi penyelesaian melalui Pengadilan Hubungan Industrial (PHI).
- Potensi denda dan kerugian reputasi besar bagi perusahaan.
Strategi Pencegahan HR:
- Simpan semua bukti perundingan bipartit (notulensi, tanda tangan pihak terkait).
- Lakukan simulasi perhitungan kompensasi PHK sejak awal.
- Pastikan surat PHK mencantumkan dasar hukum dan jumlah kompensasi dengan jelas.
Panduan HR Menghadapi Audit Disnaker untuk Ketiga Isu Ini
| Langkah | Tujuan |
|---|---|
| 1. Lakukan Self-Check Setiap Semester | Pastikan seluruh pembayaran THR, iuran BPJS, dan kompensasi PHK sudah sesuai regulasi. |
| 2. Audit Internal HR–Finance | Samakan data gaji, THR, dan iuran BPJS untuk menghindari selisih pelaporan. |
| 3. Buat Laporan Kepatuhan | Bentuk laporan rutin (bulanan atau triwulanan) untuk memudahkan bukti saat audit. |
| 4. Simpan Bukti Digital | Gunakan cloud storage agar bukti pembayaran dan laporan tidak tercecer. |
| 5. Lakukan Pelatihan HR Compliance | Tingkatkan literasi hukum HR agar memahami perubahan regulasi dan risiko pelanggaran. |
Indikator Kepatuhan yang Baik
- Seluruh pekerja aktif memiliki nomor peserta BPJS Ketenagakerjaan & Kesehatan.
- THR dibayarkan tepat waktu dan terdokumentasi.
- Tidak ada Nota Pemeriksaan Disnaker dalam 12 bulan terakhir.
- Semua PHK dilakukan melalui proses bipartit dengan bukti tertulis.
- Perusahaan memiliki laporan kepatuhan ketenagakerjaan tahunan.
Penutup
Ketiga area ini — THR, BPJS, dan PHK — adalah tulang punggung audit ketenagakerjaan.
Pelanggaran di salah satunya saja bisa berimplikasi luas: sanksi, citra perusahaan, dan bahkan potensi sengketa hukum.
Namun, dengan membangun sistem kepatuhan proaktif dan budaya dokumentasi yang rapi, HR dapat mengubah audit dari ancaman menjadi sarana perbaikan berkelanjutan.
Audit yang baik bukan hanya soal lolos pemeriksaan, tetapi tentang bagaimana perusahaan membuktikan komitmennya terhadap kesejahteraan pekerja dan tanggung jawab hukum secara berimbang.
