HRIS bukan solusi instan. Sebelum implementasi, ada fondasi data dan proses internal yang wajib dirapikan dulu agar sistem bisa berjalan optimal.
Ilustrasi Awal:
HR sudah beli sistem baru, tapi datanya masih di Excel acak-acakan.
Struktur organisasi belum fix, job title belum konsisten.
Begitu HRIS masuk, semua jadi tambah kacau.
Bukan salah sistem—karena fondasinya belum siap.
Masalah:
Banyak perusahaan gagal implementasi HRIS karena langsung loncat ke teknologi tanpa merapikan proses dasar HR terlebih dulu.
Risikonya:
- Data migrasi jadi berantakan
- Proses manual masih jalan paralel
- User frustasi karena tidak sinkron
Checklist Kondisi Sebelum Implementasi HRIS
| Hal yang Harus Disiapkan | Kenapa Penting |
|---|---|
| Struktur organisasi terbaru | Untuk mapping user dan approval flow |
| Job title & deskripsi rapi | Untuk input data jabatan di sistem |
| Data karyawan akurat | Untuk migrasi tanpa duplikasi/error |
| Prosedur HR terdokumentasi | Agar sistem bisa mengikuti workflow |
Langkah-Langkah Pra-Implementasi HRIS
1. Audit Data dan Format Secara Menyeluruh
- Cek NIK, nama, tanggal masuk, email, dll
- Format harus konsisten (contoh: tanggal, nama divisi)
2. Konsolidasikan Job Title & Unit Kerja
- Hindari 10 nama jabatan berbeda untuk fungsi yang sama
- Susun ulang agar selaras dengan struktur HRIS
3. Tentukan Proses Manual Mana yang Akan Dialihkan
- Payroll? Absensi? Performance?
- Fokus pada proses yang paling berdampak dulu
Dampak Menyusun Fondasi Sebelum HRIS
| Sebelum (Langsung Implementasi) | Sesudah (Fondasi Disiapkan) |
|---|---|
| Sistem sering error & reject | Sistem berjalan lancar |
| User bingung data tidak cocok | Input & output sesuai ekspektasi |
| HR kerja dua kali (manual + sistem) | Proses sudah tersentralisasi |
HRIS bukan solusi cepat, tapi investasi jangka panjang.
Dan seperti bangun rumah, pondasi yang rapi bikin bangunan teknologi berdiri kokoh.
